CHARTE RELATIVE A LA PROTECTION
DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Chez Oxygène Formations, la protection de vos données personnelles est une priorité.
Lors de votre utilisation du site www.oxygene-formations.fr (ci-après le « Site ») et/ou lors de votre commande des produits que nous proposons à la vente, nous sommes amenés à collecter et à traiter des données à caractère personnel vous concernant.
Le but de la présente charte est de vous informer sur les modalités selon lesquelles nous traitons ces données en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).
1. Qui est le responsable de traitement ?
Le responsable de traitement est la société Oxygène Formations, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Toulouse sous le n° 900 723 891 et dont le siège social est situé Hôtel de la coopération, 55 rue Saint-Cléophas, 34070 Montpellier (ci-après « Nous »).
2. Quelles données collectons-nous ?
Une donnée à caractère personnel est une donnée qui permet d’identifier un individu directement ou par recoupement avec d’autres données.
Nous collectons des données qui relèvent des catégories suivantes :
Des données d’identification (nom, prénoms, adresse email et postale, numéro de téléphone) ;
Des données relatives à vos commandes ;
Des données de connexion (logs de connexion, mots de passe chiffrés) ;
Des données de navigation (adresse IP, pages consultées, date et heure de connexion, navigateur utilisé, système d’exploitation, user ID, IFA) ;
Des données issues des enregistrements des appels téléphoniques entre vous et notre Customer care service (le contenu des appels, leurs dates) ;
Des données économiques et financières (données relatives à vos cartes bancaires) ;
Les données obligatoires sont indiquées lorsque vous nous fournissez vos données. Elles sont signalées par un astérisque et sont nécessaires pour vous fournir nos services.
3. Sur quelles bases légales, pour quelles finalités et pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Fournir nos services disponibles sur notre Site via votre compte
Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande et/ou exécution du contrat que vous avez souscrit avec Nous.
Lorsque vous vous êtes créé un compte : vos données sont conservées pour toute la durée de votre compte.
Vos logs de connexion sont conservés pendant 6 mois ou 1 an.
En cas de compte inactif pendant 2 ans, vos données personnelles seront supprimées en l’absence de réponse de votre part à notre email de réactivation.
En outre, vos données peuvent être archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans.
Exécuter votre commande, effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, commandes, livraisons, factures, programmes de fidélité et suivi de la relation avec les clients
Exécution du contrat que vous avez souscrit avec Nous
Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle.
En outre, vos données (à l’exception de vos coordonnées bancaires) sont archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans.
Concernant les données relatives à votre carte bancaire, elles sont conservées par notre prestataire de service de paiement jusqu’au paiement complet de votre commande ou pendant la durée de votre abonnement.
Les données relatives au cryptogramme visuel ou CVV2, inscrit sur votre carte bancaire, ne sont pas stockées.
Constituer un fichier de clients et prospects
Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité
Pour les clients : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale et sont supprimées à l’expiration d’un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.
Pour les prospects : les données sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de votre dernier contact.
Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels
Pour les clients : notre intérêt légitime à fidéliser et informer nos clients de nos dernières actualités
Pour les prospects : votre consentement
Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernier contact.
Répondre à vos demandes d’information
Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes
Les données sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de votre demande d’information et supprimées une fois la demande d’information traitée.
Se conformer aux obligations légales applicables à notre activité
Se conformer à nos obligations légales et règlementaires
Pour les factures : les factures sont archivées pendant une durée de 10 ans.
Les données relatives à vos transactions (à l’exception des données bancaires) sont conservées pendant 5 ans.
Gérer les demandes d’exercice de droits
Se conformer à nos obligations légales et règlementaires
Si nous vous demandons un justificatif d’identité : nous le conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé.
Si vous exercez votre droit d’opposition à exercer de la prospection : nous conservons cette information pendant 3 ans.
4. Qui sont les destinataires de vos données ?
Auront accès à vos données à caractère personnel :
Le personnel de notre société ;
Nos sous-traitants : prestataire de transport, prestataire d’hébergement, prestataire d’envoi de newsletters, notre prestataire de services de paiement ; notre CRM
Nos partenaires ;
Le cas échéant : les organismes publics et privés, exclusivement pour répondre à nos obligations légales.
5. Vos données sont-elles susceptibles d’être transférées hors de l’Union européenne ?
Vos données sont conservées et stockées pendant toute la durée des traitements sur les serveurs de la société OVH situés dans l’Union européenne.
Dans le cadre des outils que nous utilisons (voir article sur les destinataires concernant nos sous-traitants), vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts hors de l’Union européenne. Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants :
soit les données sont transférées dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, conformément à l’article 45 du RGPD : dans ce cas, ce pays assure un niveau de protection jugé comme suffisant et adéquat aux dispositions du RGPD;
soit les données sont transférées dans un pays dont le niveau de protection des données n’a pas été reconnu comme adéquat au RGPD : dans ce cas ces transferts sont fondés sur des garanties appropriées indiquées à l’article 46 du RGPD, adaptées à chaque prestataire, notamment de façon non exhaustive la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, l’application de règles d’entreprises contraignantes ou en vertu d’un mécanisme de certification approuvé.
soit les données sont transférées sur le fondement de l’une des garanties appropriées décrites au Chapitre V du RGPD.
6. Quels sont vos droits sur vos données ?
Vous disposez des droits suivants s’agissant de vos données personnelles :
Droit à l’information : c’est justement la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente politique. Ce droit est prévu par les articles 13 et 14 du RGPD.
Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données personnelles, en vertu de l’article 15 du RGPD.
Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes conformément à l’article 16 du RGPD
Droit à la limitation : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l’article 18 du RGPD.
Droit à l’effacement : vous avez le droit d’exiger que vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future pour les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD
Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables. (Article 77 du RGPD)
Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre mort, conformément à l’article 40-1 de la loi informatique et libertés.
Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l’article 7 du RGPD dispose que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.
Droit à la portabilité : selon certaines conditions précisées à l’article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix.
Droit d’opposition : en vertu de l’article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.
Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant aux coordonnées ci-dessous. Nous pourrons vous demander à cette occasion de nous fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier votre identité.
7. Quels cookies utilisons-nous ?
7.1. Qu’est-ce qu’un Cookie ?
Lors de votre navigation sur le site www.oxygene-formations.fr (le « Site »), des cookies, pixels et autres traceurs (les « Cookies ») sont déposés sur votre navigateur.
Un Cookie est un petit fichier, souvent crypté, stocké dans votre navigateur ou votre terminal et identifié par un nom. Il est déposé lors de la consultation d’un site. Chaque fois que vous revenez sur le site en question, le Cookie est récupéré sur votre navigateur ou sur votre terminal. Ainsi, chaque fois que vous consultez le site, le navigateur est reconnu.
Le dépôt de ces Cookies est susceptible de nous permettre d’accéder à vos données de navigation et/ou à des données à caractère personnel vous concernant.
7.2. Identification des Cookies
Nous pouvons utiliser des Cookies publicitaires, de personnalisation de contenu, de réseaux sociaux ou de mesure d’audience. Vous en serez informé lors de votre première visite sur le Site utilisant ces Cookies. Vous serez alors invité à les accepter ou à les refuser conformément aux modalités décrites ci-après.
7.2.1 Cookies techniques et fonctionnels
Les Cookies techniques et fonctionnels sont nécessaires au bon fonctionnement du Site et pour vous fournir nos services. Ils sont utilisés tout au long de votre navigation, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions.
Un Cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser vos réponses renseignées dans un formulaire ou encore vos préférences s’agissant de la langue ou de la présentation du Site, lorsque de telles options sont disponibles.
7.2.2 Cookies publicitaires
Les Cookies publicitaires peuvent être créés non seulement par notre Site mais également par d’autres sites internet diffusant des publicités, annonces, widgets ou autres éléments sur la page affichée.
Ces Cookies peuvent notamment servir à personnaliser et mesurer l’efficacité de la publicité ou encore à réaliser du ciblage publicitaire.
7.2.3 Cookies de personnalisation de contenu
Les Cookies de personnalisation de contenu nous permettent de vous proposer les contenus les plus susceptibles de correspondre à vos centres d’intérêt au regard de votre profil de navigation. Votre profil de navigation est établi en fonction des contenus que vous déjà avez consultés.
7.2.4 Cookies de réseaux sociaux
Les Cookies de réseaux sociaux vous permettent de partager des contenus de notre Site sur les réseaux sociaux et de faire connaître, sur ces réseaux, votre opinion ou votre consultation de nos services en cliquant notamment sur les liens « j’aime » et « partager ».
Ces Cookies peuvent également permettre de tracer la navigation des utilisateurs sur le Site.
Nous vous invitons à consulter les politiques de protection de la vie privée des réseaux sociaux à l’origine de ces Cookies, pour prendre connaissance des finalités d’utilisation des informations de navigation qu’ils peuvent recueillir grâce à ces Cookies et des modalités d’exercice de vos droits auprès de ces réseaux sociaux.
7.2.5 Cookies de mesure d’audience
Ces Cookies, également appelés « cookies analytiques », nous permettent de mesurer le nombre de visites, le nombre de pages vues et l’activité des utilisateurs. Ils peuvent le cas échéant collecter votre adresse IP pour déterminer la ville depuis laquelle vous vous connectez. Les Cookies de mesure d’audience nous permettent de générer des statistiques de fréquentation et de navigation de notre Site afin d’améliorer nos performances. Les Cookies utilisés permettent également d’identifier les problèmes de navigation et à terme, de les régler.
7.3. Vos préférences en matière de Cookies
7.3.1 Cookies pouvant être déposés sans consentement
Certains Cookies ne nécessitent pas votre consentement, c’est le cas :
Des Cookies techniques et fonctionnels qui sont nécessaires au fonctionnement du Site ;
De certains Cookies de mesure d’audience ou des Cookies qui permettent de tester des versions différentes du Site à des fins d’optimisation des choix éditoriaux.
7.3.2 L’acceptation ou le refus des Cookies soumis à votre consentement exprès
Tous les autres Cookies nécessitent votre consentement. Il s’agit des Cookies publicitaires, de réseaux sociaux, de personnalisation de contenu et de certains Cookies de mesure d’audience. Vous pouvez choisir librement d’accepter ou de refuser l’utilisation de ces Cookies.
Vous pouvez accepter ou refuser ces Cookies lors de votre première navigation sur le Site.
Vos choix d’accepter ou de refuser les Cookies seront conservés pendant une durée de six (6) mois.
Vous êtes libre de retirer votre consentement et plus généralement de modifier vos préférences à tout moment, via le lien suivant.
7.3.4 Le paramétrage de votre navigateur
Il est également possible de paramétrer votre navigateur afin qu’il accepte ou refuse certains Cookies.
Chaque navigateur propose des modalités de configuration différentes.
8. Point de contact en matière de données personnelles
Email de contact : n.rouesnel@oxygene-formations.fr
Adresse de contact : Hôtel de la coopération, 55 rue Saint-Cléophas, 34070 Montpellier
9. Modifications
Nous pouvons modifier à tout moment la présente politique, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. Néanmoins, nous vous tiendrons informé(e) de toute modification significative de la présente politique de confidentialité.
Entrée en vigueur : (*)